Privacy policy
Privacybeleid Jeu de Boulesvereniging Le Cochonnet.
De website van www.lecochonnet.nl en de daaraan gekoppelde internetdiensten worden u ter beschikking gesteld door de Vereniging Le Cochonnet statutair gevestigd te Oosterhout en ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 40282037
Met betrekking tot de bescherming van uw privacy geldt het navolgende beleid.
Vereniging Le Cochonnet garandeert voor zover mogelijk de bescherming van de privacy van alle bezoekers van de site. Dat betekent dat wij ook van onze samenwerkingspartners maximale inspanningen verlangen bij het bewaken van persoonsgebonden gegevens. Hieronder leest u welke persoonsgegevens wij verwerken, wat wij met deze persoonsgegevens doen, binnen welk wettelijk kader dat gebeurt en wat u kunt doen als u nog vragen hebt.
Doelstelling en gegevensverwerking
Gegevens die verkregen worden middels contact met onze website worden uitsluitend gebruikt om te kunnen voldoen aan de uit het contact voortkomend vraag, actie en/of verplichting.
Indien er voldaan is aan het verzoek en er geen verdere reden is voor het in beheer hebben van deze gegevens worden deze na 3 maanden verwijderd.
Als er wel sprake is van een vervolg (lidmaatschap-sponsoring-donateurschap–partnerschap) zullen deze conform de hieronder vermelde richtlijnen worden geregistreerd.
De doelstelling van de Jeu de Boules vereniging Le Cochonnet is vastgelegd in artikel 2 van de statuten. Deze statuten zijn voor leden in te zien op de website van de vereniging.
Om deze doelstelling te bereiken verzamelt en beheert het bestuur van de vereniging persoonsgegevens en foto’s van leden en activiteiten.
Daarnaast zullen gegevens van sponsoren, donateurs en partners op eenzelfde manier worden verwerkt tenzij anders aangegeven door de betrokkenen.
De verwerking van deze gegevens geschiedt volgens de regels vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit houdt in dat ieder lid toestemming moet geven voor het beheer van zijn gegevens door het bestuur en door het bestuur aangewezen vrijwilligers en of partners. Bij aanmelding als lid op de site dient het aspirant-lid door expliciet aanklikken akkoord te gaan met het privacybeleid van de vereniging.
Deze toestemming wordt in de administratie van Le Cochonnet vastgelegd en kan op ieder moment schriftelijk worden herroepen. In dat geval worden de gegevens, waarvoor eerder toestemming is gegeven, ingetrokken en uit de administratie verwijderd. Lidmaatschap wordt daarmee opgezegd en vervalt per 1 januari van het volgende kalenderjaar.
Welke gegevens beheren wij.
Het bestuur verwerkt alleen de volgende persoonsgegevens die nodig zijn voor een goede gang van zaken binnen de vereniging:
- Leden:
- Achternaam, voorletters en roepnaam, gender
- Geboortedatum of eventueel het geboortejaar
- Adres, postcode, woonplaats, email en telefoonnummers
- Lidmaatschapsnummer en inschrijvingsdatum.
- Overige partijen:
- Bedrijfsnaam
- Naam contactpersoon
- Adres, postcode, woonplaats, email en telefoonnummers
Verder verwerken wij het volgende beeldmateriaal ter publicatie op de website van de vereniging www.lecochonnet.nl
- Foto’s gemaakt tijdens georganiseerde ledenactiviteiten zoals toernooien, competities en festiviteiten
- Foto’s gemaakt tijdens door de vereniging georganiseerde of ondersteunde activiteiten waarbij externe partijen zijn betrokken, uitsluitend na verkregen toestemming van deze partijen.
- Incidenteel foto’s van spelsituaties en (groeps)foto’s voor promotionele doeleinden
Financiële gegevens zoals IBAN-nummers worden alleen door de penningmeester beheerd en verwerkt maar niet apart opgeslagen of geregistreerd anders dan noodzakelijk voor het beheer.
Er worden geen bijzondere gegevens zoals in de AVG omschreven beheerd, anders dan hier vermeld.
Wie mogen en kunnen persoonsgegevens beheren en inzien
Persoonsgegevens zijn opgeslagen op een beveiligd gedeelte van de website en bij de bestuursleden. Als ze op een PC zijn opgeslagen zijn ze met een wachtwoord beveiligd. Wijziging van gegevens is voorbehouden aan de secretaris en de ledenadministrateur. De gegevens op de website kunnen ook worden gewijzigd door de beheerder van de website indien noodzakelijk.
Ieder lid heeft het recht zijn eigen gegevens in te zien en te wijzigen, bij voorkeur door in te loggen op zijn/haar persoonlijke – beveiligde – profielpagina op de website.
Wilt u dat wij na beëindiging van het lidmaatschap of samenwerking uw gegevens uit ons bestand verwijderen anders dan binnen de genoemde termijnen? Dan kunt u ons dit ook schriftelijk laten weten of middels een e-mail aan secretaris@lecochonnet.nl. Vervolgens zal de vereniging uw verzoek in behandeling nemen.
Binnen de vereniging worden persoonsgegevens ter beschikking gesteld van (uitsluitend) leden van de vereniging voor zover dit nodig is voor een goed verloop van activiteiten. Dit betekent o.a. vermelding van gegevens op competitielijsten en publicatie van een ledenlijst t.b.v. onderlinge contacten op het beveiligde gedeelte van de website. Van leden wordt verwacht dat zij te allen tijde zorgvuldig omgaan met de gegevens van andere leden.
Persoonsgegevens worden door het bestuur van Le Cochonnet nooit gedeeld met derde partijen tenzij daarvoor een wettelijke reden bestaat.
Bewaren van persoonsgegevens.
Leden:
Gegevens blijven onder beheer van het bestuur zo lang als het lidmaatschap duurt.
Na beëindiging van het lidmaatschap worden gegevens uiterlijk 1 jaar na verwerking van de opzegging definitief uit de administratie verwijderd.
Als de vereniging volgens artikel 25 van de statuten wordt ontbonden, worden alle persoonsgegevens verwijderd met in acht name van de wettelijk vastgestelde termijn.
Overige partijen:
Gegevens blijven onder beheer van het bestuur zo lang dit noodzakelijk is voor de uitvoering van afspraken en overeenkomsten en andere vormen van samenwerking.
Bij beëindiging van de overeenkomst, samenwerking, afspraken zullen de persoons/bedrijfsgegevens uiterlijk na 1 jaar worden verwijderd uit onze administratie.
Vermeldingen op de website of andere vormen van promotie worden onmiddellijk na het beëindigen van de afspraken verwijderd.
De vereniging hanteert te allen tijde de wettelijke vastgestelde bewaartermijn voor de in haar bezit zijnde gegevens.
Website
De vereniging onderhoudt een website www.lecochonnet.nl met als inhoud:
- Algemene informatie over onze vereniging en de jeu de boules sport
- Informatie van en voor leden, zoals competitiegegevens.
- Foto’s en verslagen van onze activiteiten, zowel alleen voor leden als voor promotiedoeleinden.
- Logo’s, bedrijfsnamen van sponsoren
Het bestuur is verantwoordelijk voor de inhoud van de website. De beheerder van de website (webmaster) is verantwoordelijk voor de lay-out, het actualiseren van de inhoud, beveiliging en regelmatige controle hierop.
Persoonsgegevens op de website worden beveiligd met inlogprocedures en andere maatregelen om ongeautoriseerd gebruik te verhinderen.
De website is beveiligd met een SSL-certificaat.
De website gebruikt z.g. cookies, kleine stukjes code die op de eigen PC worden opgeslagen. Inlogcookies bevatten versleutelde login-gegevens en zorgen ervoor dat leden niet steeds opnieuw hoeven in te loggen als ze vanaf dezelfde PC de website opnieuw bezoeken. Deze cookies hebben een beperkte geldigheid. Leden kiezen op de inlogpagina zelf of ze deze cookies willen gebruiken. Daarnaast gebruikt de website z.g. sessie-cookies om een goed websitebezoek te garanderen; deze verlopen automatisch na het bezoek.
Om veiligheidsredenen kunnen inlogcookies niet worden gebruikt om automatisch in te loggen op het persoonlijke ledenprofiel op de website. Hiervoor moet dus apart worden ingelogd.
De website verzamelt statistische gegevens op basis van computer (IP) adressen, waarmee het aantal en soort bezoekers per dag en de bezochte pagina’s worden bijgehouden. Dit geeft ons inzicht of de website voldoet aan de verwachtingen van bestuur en leden.
Door de manier waarop een website functioneert hebben wij geen inzicht in cookies die via onze website door derde partijen worden geplaatst. Dit kan gebeuren bij tekst- en beeldmateriaal dat elders is opgeslagen maar via of op onze website wordt getoond. Een voorbeeld is een YouTube-filmpje. Hiervoor geldt het privacyreglement van de betrokken diensten.
Als er een data-lek wordt geconstateerd of een vermoeden hiertoe bestaat, dient dit zo spoedig mogelijk aan de AVG coördinator en/of het bestuur te worden gemeld. Het bestuur neemt vervolgens maatregelen volgens de AVG-richtlijnen en informeert de betrokkenen.
Beeldmateriaal op onze website
Foto’s van en voor leden worden gepubliceerd op de fotogalerij van de website en zijn alleen zichtbaar voor leden na inloggen, tenzij leden toestemming hebben verleend tot openbare publicatie.
Foto’s gemaakt van activiteiten met niet-leden kunnen op het openbare gedeelte van de website worden gepubliceerd, mits hiervoor vooraf toestemming is verleend. Deze toestemming kan ook worden verleend door hun officiële vertegenwoordiger of begeleider; de vereniging mag ervan uitgaan dat deze toestemming terecht is verleend en zal daarop geen controle (kunnen) uitoefenen.
Incidenteel zijn foto’s nodig voor promotie van de vereniging. Dit kunnen zijn foto’s van spelsituaties of groepsfoto’s. Publicatie van deze foto’s gebeurt zorgvuldig en zonder naamsvermelding. Leden die bezwaar hebben tegen publicatie van groepsfoto’s hebben uiteraard de optie om niet aan de foto deel te nemen.
Eenieder die zich herkent op een openbaar geplaatste foto en daar bezwaar tegen heeft kan dit middels een e-mail kenbaar maken aan secretaris@lecochonnet.nl die dat zal opnemen met de webbeheerder. Het gezicht wordt dan binnen een redelijke termijn onherkenbaar gemaakt of de foto wordt verwijderd/vervangen.
Communicatie
Als lid van de vereniging ontvangt U e-mails over verenigingsactiviteiten zoals bijvoorbeeld competities en toernooien. Deze e-mails zijn nodig voor een goede gang van zaken binnen onze vereniging en U kunt zich daarvoor dan ook niet uitschrijven.
Hoe wordt u geïnformeerd
Bij aanmelding als lid volgt een aanname procedure.
Als U definitief als lid wordt toegelaten, ontvangt u informatie over onze vereniging en een uitleg waarvoor u het bestuur toestemming verleent.
Ons privacy beleid wordt op de website van de vereniging gepubliceerd.
Namens het bestuur; AVG contactpersoon;
Ewout Hoppel Eric van Damme
Voorzitter Secretaris